Elementos para la prevención de una crisis

 Podemos identificar a los conflictos que pueden surgir mediante acciones que se den en las organizaciones de manera que estén afectando el desempeño de la misma. Por esta razón presentaremos como identificar conflictos y las formas en las que se podrían tratar, organizar y sobre todo buscar una solución.

Los issues managament son una clara señal de que algo no anda bien debido a que son fáciles de predecir por el contexto, problemas, ambiente en general que genera un caos indirecto y un posible conflicto futuro o futuro cercano. Para poder anticipar este tipo de conflictos se presenta la estrategia adaptativa contra la estrategia de anticipación, ambas se pueden utilizar en un contexto especifico para evitar cualquier situación. También podemos realizar un monitoreo de asuntos potencialmente peligrosos para poder tratarlos antes de que ocasione una revuelta y finalmente analizar los peligros en términos comunicativos como las relaciones, diálogos o negociaciones. Esto nos puede ayudar a buscar una solución a un problema que aun no se presenta.

Estas son algunas matrices que se pueden usar para definir el nivel de peligro de un tema en las organizaciones

Públicos estratégicos de la organización

Según el tipo, contexto y situación podemos encontrar públicos estratégicos para gestionar la crisis como medios de comunicación aliados, policía nacional, los bomberos, cruz roja y hospitales serán nuestra base de seguridad cuando se presente la necesidad.

Para las personas afectadas existen otro tipos de públicos estratégicos como los familiares de los afectados y victimas que son las personas a quienes se rendirán cuentas de los procesos, soluciones y enmiendas ante cualquier suceso fatal catastrófico.

Comité de crisis

El comité de crisis tiene que estar conformado por miembros permanentes que estén capacitados para ejercer su función, aquí podemos encontrar al Presidente, Abogado, RRHH y comunicación. Este también cumplirá con el rol de secretario. Como miembros coyunturales y de conexión para las actividades y gestión se designara un profesión y un técnico que sea adaptativo conforme a lo que quiera hacer.

Funciones del comité de crisis

Una vez designados los lugares y puestos pasamos a las funciones del comité como tal, estas son detectar señales de crisis, evaluar el alcance y tratamiento de crisis, además de decidir la comunicación y la designación de portavoces para los comunicados generales y así controlar las relaciones con el exterior. Esto genera que podamos preparar la estrategia posterior que son comunicar posiciones, decisiones y acciones de la empresa en crisis para controlar cualquier situación adversa.

Manual de crisis

Finalmente como respaldo tenemos el manual de crisis que es un documento de planificación para enfrentar situaciones de crisis en las organizaciones. Consiste en investigar, elaborar y socializar los problemas para poder anticiparlos. La comunicación como tal esta estipulada en el manual de crisis.

El manual debe tener argumentaciones o fundamentos legales además de los objetivos del manual de crisis. La estructura debe estar clara con nombres y cargos, aquí las unidades de empresa que participan también deben estar bien estipuladas en matrices. Tiene que existir una buena unidad de comunicación, públicos estratégicos, factores de riesgo: bajo, medio y alto. El control y mitigación de riesgos también es importante además del monitoreo de evaluación post crisis y la memoria organizacional para poder continuar después del conflicto con las actividades normales de la empresa/organización.